چگونه به شکلی مؤثر از خانه کار کنیم؟

به‌موازات افزایش دیجیتالی شدن کار و دفاتر کاری، آپشن کار از خانه برای کارکنان در سراسر جهان محبوبیت بیشتری پیدا می‌کند. با استناد به گزارش Global Workplace Analytics، تنها در آمریکا و حداقل در 50% مواقع، 5 میلیون نفر از خانه کار می‌کنند. درحالی‌که بسیاری از افراد با میل و انتخاب خودشان از خانه مشغول به کار می‌شوند، گذار ناگهانی به دوران کار در خانه آن هم بدون آمادگی و زمینه قبلی، می‌تواند دلهره‌آور و حتی مُخرب باشد. اگر خود را برای راه‌اندازی یک دفتر کار خانگی در آینده نزدیک و تبدیل شدن به یک نیروی دورکار آماده می‌کنید، بسیار مهم است که گام اول را درست بردارید. اما چطور دورکاری کنیم؟

مزایای کار از خانه روی کاغذ می‌تواند مثل یک رؤیا به نظر برسد. شما می‌توانید رفت‌وآمد را حذف کنید، با لباس خوابتان مشغول کار شوید و هر زمان که دوست دارید برای صرف ناهار، کار را متوقف کنید. بااین‌حال، افراد باسابقه در حوزه دورکاری و کار از خانه می‌دانند که واقعیت، اصلاً تا این حد مفرح و آرام‌بخش نیست. یافتن یک ریتم کاری مشابه با همان ریتم کار کردن در دفتر، می‌تواند یک چالش تمام‌عیار باشد. ممکن است حتی یک میز واقعی در منزلتان نداشته باشید یا متوجه شوید که حیوانات خانگی، اعضای خانواده و حتی وسایلی مثل ماشین لباسشویی، حواستان را به‌سادگی پرت می‌کنند. دست کشیدن از کار در محیط خانه نیز کاری بسیار سخت است. زیرا کار از خانه می‌تواند بر زندگی‌تان نوعی تأثیر روانی بگذارد و در این شرایط، محیط کار و خانه به شکلی جدایی‌ناپذیر در هم می‌آمیزند. با این وجود، با اتخاذ عادات صحیح می‌توانید مطمئن شوید که در عین تفکیک مرز زندگی شخصی و حرفه‌ای، حتی از خانه هم عملکردی عالی خواهید داشت.

فضاهای کاری و غیر کاری ایجاد کنید

اول از همه شما به یک فضای کاری مناسب احتیاج دارید. با وجود اینکه دراز کشیدن روی تخت و لم دادن روی لپ‌تاپ جذاب به نظر می‌رسد اما نداشتن محیط کاری مناسب، واقعاً می‌تواند بر تمرکزتان تأثیر منفی بگذارد. یک فضای خاص در خانه را به‌عنوان فضای کاری و اختصاصی‌تان تعیین نمایید. جایی که در آن تمرکز خوبی داشته باشید یا بتوانید درباره امور کار، تفکر و تعمق کنید. این فضای اختصاصی می‌تواند گوشه‌ای از اتاق خواب یا حتی یکی از صندلی‌های میز آشپزخانه باشد که معمولاً روی آن نمی‌نشینید. خلاصه اینکه این فضا باید مکانی باشد که در شرایط عادی، عموماً از آن استفاده نمی‌کنید. به این ترتیب می‌توانید آن فضا را از نظر روانی به جای ذهنیت استراحت با ذهنیت کار مرتبط کنید. این اقدام به شما در نشستن و ورود به جریان کار و همین‌طور دست کشیدن از کار در پایان روز، کمک بزرگی می‌کند.

مطمئن شوید که مجهز هستید

فکر کردن درباره تجهیزات و ابزارهای کار تا روزی که با لپ‌تاپتان روی مبل ننشسته باشید و تعداد زیادی تب یا سند روی صفحه باز نباشد، چندان ضروری به نظر نمی‌رسد. در کار از راه دور، شما به یک سازمان‌دهی فنی نیاز دارید که به‌واسطه آن بتوانید به همان شیوه‌ای که در دفتر کار می‌کنید، در خانه نیز کار کنید. داشتن ابزارهای مناسب اعم از صفحه‌نمایش اضافی، ماوس، صفحه‌کلید مجزا یا حتی یک میز کار، لازمه‌ای ضروری برای انجام کارهاست. اگر قرار است به‌طور منظم از خانه کار کنید، به نفع کارفرمایتان است که به ابزارهای کاری ضروری، مجهز باشید.

سیاست‌های کارفرمایتان را در ارتباط با دورکاری و تجهیزاتی که برای این منظور در اختیارتان قرار می‌دهد بررسی کنید و مطمئن شوید که هر آنچه را لازم است، در دسترس دارید. نیازهای شما با توجه به نقشتان می‌تواند متفاوت باشد. بااین‌حال، ارزشش را دارد که ببینید آیا برخی ابزارها برای عملکرد روزانه‌تان ضروری هستند یا نه؟ و آیا می‌توانید از خانه به آن‌ها دسترسی داشته باشید؟ برخی از این ابزارها عبارت‌اند از:

·       مانیتورها

·       ماوس

·       صفحه‌کلید (کیبورد)

·       کابل‌ها یا آداپتورهای نمایش

·       محافظ صفحه‌نمایش حریم شخصی

·       هدفون

·       پایه لپ‌تاپ

·       شارژرها

·       صندلی ارگونومیک

·       و …

به خاطر داشته باشید که فهرست فوق، شامل دسترسی به فایل‌های مناسب و اتصال به اینترنت نیز می‌شود. اگر به هر دلیلی نمی‌توانید از خانه به شبکه‌ی شرکت دسترسی پیدا کنید، امکان کار کردن کماکان باید برایتان مُهیا باشد. با فایل‌های ذخیره‌شده در Dropbox به‌راحتی می‌توانید به‌صورت آفلاین و از راه دور مشغول کار شوید. زیرا به‌آسانی می‌توانید فایل‌ها را برای ذخیره روی فضای ذخیره‌سازی محلی یا ابری انتخاب کنید. این فایل‌ها بعد از اتصال مجددتان به اینترنت، با نسخه‌های آنلاین همگام‌سازی می‌شوند و شما می‌توانید عملیات مدنظرتان را روی آن‌ها انجام دهید. در این صورت دیگر نیاز نیست که نگران عدم اتصال به اینترنت باشید؛ البته که در این صورت، برای توجیه تاخیر در انجام کار نیز بهانه کمتری دارید!

کارتان را زمان‌بندی کنید

بعد از تنظیم و سازمان‌دهی دفتر کار خانگی‌تان، وقت آن است که دست به کار شوید. یک اشتباه متداول هنگام شروع کار از خانه این است که شاید بخواهید در ازای زمان رفت‌وبرگشت، کمی بیشتر بخوابید. اما مشکل اینجاست که بیرون آمدن از رختخواب و ورود مستقیم به فضای کار می‌تواند بسیار ناخوشایند باشد. برای یک شروع خوب مطمئن شوید که درست به همان ترتیبی که در حال رفتن به دفتر کارتان هستید، عمل می‌کنید. تعیین آداب و تشریفات مشخص برای ورود به کار و خروج از آن (درست مثل رفت‌وآمد به محیط کار) شما را از نظر ذهنی آماده می‌کند. اگر برنامه‌ریزی درستی داشته باشید می‌توانید قبل از آغاز کار در منزل، زمانی را به صرف قهوه یا بازی کردن با سگتان اختصاص دهید.

استراحت کنید

شما باید حین انجام کار، استراحت هم داشته باشید. روزهای معمولی در دفتر کار با رفت‌وآمد به به اتاق استراحت برای صرف قهوه، ملاقات با همکاران پشت میز کارشان و سرگرمی‌های کوچک دیگر می‌گذرند. هنگام کار در خانه و زمانی که احتمالاً برای نوشیدن قهوه یا خوردن تنقلات به آشپزخانه می‌روید، ممکن است به یک الگوی کار بی‌وقفه عادت پیدا کنید. حتی اگر تمرکزتان با کار کردن در خانه بدون حضور اطرافیان بهبود می‌یابد، باز هم به زمانی برای وقفه و استراحت نیاز دارد. پس باید ایجاد این وقفه‌ها را در دستور کار قرار دهید.

روز کاری را به پایان برسانید

توانایی دست کشیدن از کار در انتهای روز، نکته بسیار مهمی در خصوص کار کردن از دفتر کار خانگی محسوب می‌شود. درحالی‌که شاید این‌طور به نظر برسد که دورکاری می‌تواند کفه ترازوی بین کار و زندگی را به نفع زندگی سنگین کند اما اغلب با اثر معکوس مواجه می‌شویم. زمانی که بتوانید به شکلی مؤثر از خانه کار کنید، باید از این بابت نیز مطمئن شوید که قادر به قطع ارتباطتان با کار هستید. درست مثل زمانی که در دفتر کار می‌کنید، زمان مشخصی را برای پایان دادن به ساعت کاری‌تان تعیین کنید. این درست شبیه آغاز یک روز کاری است. شما به آداب و تشریفاتی نیاز دارید که کمکتان کند از حالت کار خارج شوید. ورزش سبک یا مطالعه، روش‌های خوبی برای خروج از حالت کار هستند اما به دنبال روشی باشید که بهترین جواب را درباره شما می‌دهد. این امر نه‌فقط برای استراحت و ریکاوری جسمی و روانی، بلکه برای لذت بردن از زندگی شخصی‌تان که شما را از کار جدا می‌سازد، اهمیت زیادی دارد.

چطور از راه دور با تیمتان در ارتباط باشید؟

حتی اگر شما و همه اعضای تیمتان از خانه کار می‌کنید، مهم است مثل زمانی که در دفتر هستید با یکدیگر در ارتباط و تعامل باشید. بسیاری از افرادی که به کار کردن با کارکنان یا همکاران دورکار در دفاتر یا مکان‌های مختلف عادت دارند، از اهمیت ارتباط قوی برای تیم‌های راه دور به‌خوبی آگاه هستند. بااین‌حال، دورکاری می‌تواند احساس تنهایی و انزوا را به افراد دیگر القا کند. رنگ باختن جذابیت و تازگیِ عدم نیاز به حضور در دفتر کار پس از مدتی می‌تواند به معنای صرف زمان زیاد با خودتان یا به اشتراک‌گذاری فضای کار با اعضای خانواده باشد. بنابراین بسیار مهم است به دنبال روش‌های نوآورانه‌ای باشید که ضمن تسهیل برقراری ارتباط مؤثر با هم‌تیمی‌ها، با شرایط خاص شما مطابقت داشته باشند.

برای کار با یکدیگر از ابزارهای مشترک استفاده کنید

استفاده از ابزارهای دیجیتالی، بهترین راه برای همکاری نزدیک با همکارانتان در شرایط دورکاری است. با کار کردن در فضاهای کاری مشترک و هوشمند، همه اعضای تیم می‌توانند ضمن قرار گرفتن در جریان پروژه‌ها، مستقیماً با یکدیگر کار کنند. در Dropbox Paper می‌توانید اسناد را با اعضای تیم به اشتراک گذاشته و بدون نیاز به ایمیل یا ادغام فایل‌ها، به‌صورت آنلاین روی آن‌ها کار کنید. اگر لازم است کاری انجام شود می‌توانید نام یکی از اعضای تیم را در قسمت مشخصی از سند منشن (ذکر) کنید تا او از این موضوع آگاه شود. این یک راه ساده‌تر و مؤثرتر برای ارتباط با هم‌تیمی‌ها و همکاری بهتر چه در دفتر و چه در خارج از دفتر کار است.

جلسات را به ویدئوکنفرانس تبدیل کنید

دورکاری اگرچه بسیاری از جلسات غیرضروری را از برنامه روزانه‌تان حذف می‌کند اما می‌تواند برگزاری جلسات مهم را چالش‌برانگیزتر کند. به طور کلی، انجام بعضی از مکالمات به صورت رودررو، نتیجه بهتری از تماس تلفنی دارد.  همچنین ممکن است تعامل یا نکات ظریفی وجود داشته باشد که هنگام کار از خانه مورد غفلت قرار گیرند. بااین‌حال، استفاده از ویدئوکنفرانس واقعاً می‌تواند به پُر کردن این شکاف کمک کند. ویدئوکنفرانس، اثربخشی جلسات کاری را چه با حضور همه اعضای شرکت و چه با حضور یکی از همکاران برای همگام‌سازی پروژه‌ها، ارتقا می‌دهد. این ابزار، ارتباطتان را به شکل دیداری و شنیداری با اعضای تیم حفظ می‌کند. با برنامه‌هایی مثل Zoom که در Dropbox ادغام شده‌اند، به‌راحتی می‌توانید کنفرانس‌های ویدئویی برگزار نموده یا از آن‌ها به‌عنوان یک روتین در کار روزمره استفاده کنید. اگر فردی بخواهد فوراً درباره یک فایل یا سند با شما گفتگو کند، می‌توانید مستقیماً از طریق Dropbox یک تماس ویدئویی را در محیط Zoom با او برقرار نمایید.

از کانال‌های گفتگوی مشترک استفاده کنید

همه ما می‌دانیم که فناوری  باعث شده که اعضای تیم یا بخش‌هایی از سازمان، هنگام حضور یا عدم حضور در محیط کار بتوانند در انجام کارها به خودشان متکی باشند. یکی از راه‌های تشویق و بهبود ارتباطات، استفاده از نرم‌افزارهای پیام‌رسان فوری سازمانی مثل Slack است. این نرم‌افزار هم‌زمان با القای احساس ضرورت وجودِ ارتباط بین اعضای تیم، فرصت‌های جدیدی را برای برقراری ارتباط و معاشرت با همکاران دیگر در شرکت فراهم می‌کند. با استفاده از Slack در Dropbox می‌توانید برای اعضای تیم، کل شرکت یا تعامل کارکنان بعد از ساعات کاری، کانال‌های منحصربه‌فردی راه‌اندازی کنید. این به شما بستگی دارد.

بیشتر حرف بزنید؛ نه کمتر!

وقتی فرصت برخورد دائمی با هم‌تیمی‌ها در راهروهای شرکت یا سالن غذاخوری را از دست می‌دهید، در این میان تعامل اجتماعی ارزشمندی وجود دارد که ناگهان از بین می‌رود. بهترین راه برای جبران فقدان ارتباط فیزیکی در محیط کار، برقراری ارتباط بیشتر با همکارانتان در شرایط دورکاری است. با استفاده از ابزارهایی مثل Slack و Zoom برای تعامل با اعضای تیم جهت گفتگو درباره پروژه‌های در دست اجرا، برنامه‌ریزی کنید. و این را نیز به خاطر داشته باشید که همیشه کار نباید موضوع گفتگو باشد. از اینکه به‌صورت آنلاین با همکارانتان مراوده شخصی داشته باشید نترسید؛ درست مثل زمانی که در دفتر کار حضور دارید. اکثر نرم‌افزارهای پیام‌رسان سازمانی از ایموجی‌ها و گیف‌هایی پشتیبانی می‌کنند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید مکالمات صمیمانه‌تری با همکارانتان داشته باشید.

لذت‌های کار کردن از خانه

دورکاری شاید در ابتدا برای برخی دلهره‌آور به نظر برسد اما انتخاب بسیاری از افراد برای کار کردن از خانه است و این یقیناً دلیلی دارد. برای کار کردن از خانه نیاز به هیچ رفت‌وآمدی نیست، برنامه کاری منعطف است و شما می‌توانید ضمن لذت بردن از آزادی حضور در خانه، زمان بیشتری را به خود و عزیزانتان اختصاص دهید. بهترین قسمت؟ اینکه به لطف انتخاب روش و ابزارهای مناسب، بهره‌مندی از مزایای آنچه برای بسیاری از کارکنان دورکار، جذاب است، دشوار نخواهد بود. با داشتن یک محیط کار خانگی مناسب و ارتباطات قوی با همکارانِ آنلاین، انتقال کار به خانه می‌تواند ساده و لذت‌بخش باشد. آن‌قدر ساده و لذت‌بخش که شاید هرگز نخواهید آن را رها کنید.